Privacy van de patiëntenruimte en van de app « Doctor Manager Patient »

Deze pagina is bedoeld voor patiënten. Ze beschrijft de patiëntenruimte van uw praktijk en de app « Doctor Manager Patient » voor iPhone (en voor Android, zodra die beschikbaar is). De punten 2 en 3 beschrijven de iPhone-app. Het algemene privacybeleid van onze website (in het Frans) geldt voor de bezoekers van de website en voor de klanten van DOCTOR MANAGER (de zorgverleners): het is niet van toepassing op uw gegevens als patiënt. DOCTOR MANAGER gebruikt uw gegevens als patiënt nooit voor prospectie, reclame, marktonderzoek of de verbetering van zijn producten, en verkoopt of overdraagt ze niet.

1. Wie is verantwoordelijk

De patiëntenruimte en de app worden aangeboden door uw praktijk. Uw praktijk is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens: zij beslist wat ze met u deelt, met welk doel en hoelang. Haar naam staat bovenaan elk scherm en haar contactgegevens vindt u onder « Contact opnemen met de praktijk ». De doeleinden van deze verwerking (uw zorg organiseren en veilig met u communiceren) en de rechtsgrond ervan zijn die van uw praktijk, die u daarover informeert.

DOCTOR MANAGER (Sylho Group SA, BE 0681.618.703, Prins de Lignelaan 46, 1180 Ukkel) levert en host de tool in opdracht van de praktijk, als contractueel gebonden verwerker: wij verwerken uw gegevens alleen volgens de instructies van de praktijk en om deze dienst te laten werken.

2. Wat de app op uw iPhone bewaart

- de lijst van de praktijken die u hebt toegevoegd: adres van de website van de praktijk, naam, kleur, logo, en een technische identificatie van uw toegangssleutel voor die praktijk;
- de geschiedenis van de ontvangen meldingen (algemene teksten, zonder medische inhoud).

Deze gegevens blijven op deze iPhone: ze worden bewaard in de sleutelhanger van de iPhone (voorbehouden aan dit toestel) of in versleutelde bestanden, worden niet gekopieerd naar iCloud of naar back-ups, en worden gewist wanneer u een praktijk verwijdert, wanneer u « Alles wissen van deze iPhone » gebruikt of wanneer u de app verwijdert. De pagina's van de patiëntenruimte die in de app worden getoond, worden niet bewaard nadat de app is gesloten.

3. Uw toegangssleutel (Face ID)

Wanneer u een praktijk toevoegt, maakt de iPhone een toegangssleutel (« passkey ») aan voor die praktijk. De herkenning met Face ID (of met de toegangscode van de iPhone) gebeurt door de iPhone zelf: noch de praktijk, noch DOCTOR MANAGER ontvangt uw gezicht of uw code; de praktijk ontvangt alleen het openbare deel van de sleutel. De iPhone bewaart de sleutel bij uw wachtwoorden; als de iCloud-sleutelhanger is ingeschakeld, synchroniseert Apple hem tussen uw toestellen, end-to-end versleuteld. De sleutel draagt uw voornaam, de eerste letter van uw familienaam, de vermelding « Doctor Manager » en de datum waarop hij werd aangemaakt, nooit de naam van de praktijk.

4. Wat naar uw praktijk wordt doorgestuurd

- bij het toevoegen van een praktijk: de code die u van de praktijk kreeg en uw rijksregisternummer (of uw geboortedatum als u geen Belgisch nummer hebt), om uw identiteit te controleren, en uw akkoord met de toegangsvoorwaarden van de praktijk;
- het geregistreerde toestel (type toestel, datum van toevoeging) en het openbare deel van uw toegangssleutel;
- als u meldingen inschakelt, het meldingsadres van uw iPhone, geleverd door Apple (of, met de Android-app zodra die beschikbaar is, dat van uw Android-telefoon, geleverd door Google);
- wat u zelf kiest om te versturen (formulieren, foto's, video's, berichten, handtekeningen);
- een beveiligingslogboek: aanmeldingen, geopende documenten, toegevoegde of verwijderde toestellen, handtekeningen, met de datum, het type toestel en het netwerkadres (IP-adres).

Deze gegevens worden door DOCTOR MANAGER gehost in de Europese Unie (datacenter van DigitalOcean in Amsterdam, Nederland). Onze technische dienstverleners die er voor onderhoud toegang toe kunnen hebben, staan in de lijst van onze verwerkers, die uw praktijk u kan bezorgen.

5. Meldingen

Meldingen zijn niet verplicht: de app werkt ook zonder, en uw praktijk blijft u per e-mail verwittigen. U kunt ze op elk moment uitschakelen, per praktijk in de app, of in de Instellingen van de iPhone (op Android: in de Instellingen van de telefoon).

Ze worden verstuurd via de meldingsdienst van Apple. Hun tekst is algemeen (« Nieuw document beschikbaar »): hij bevat niet de naam van de praktijk, niet de titel van het document en geen enkele medische informatie; de naam van de praktijk wordt door de app toegevoegd, op uw iPhone. Om een melding af te leveren, ontvangt Apple het meldingsadres van uw iPhone, die algemene tekst, een technische code die de naam van de praktijk niet bevat, en het tijdstip van verzending: Apple weet dus dat uw iPhone meldingen ontvangt van de app Doctor Manager Patient. Apple verwerkt deze gegevens volgens zijn eigen privacybeleid: voor personen in de Europese Unie vallen ze onder Apple Distribution International (Ierland), en de doorgifte ervan naar de Verenigde Staten is omkaderd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Het meldingsadres wordt bij de praktijk gewist wanneer u de meldingen uitschakelt.

Met de Android-app, zodra die beschikbaar is, worden de meldingen verstuurd via Firebase Cloud Messaging, de meldingsdienst van Google, met dezelfde algemene tekst. Om een melding af te leveren, ontvangt Google het meldingsadres van uw telefoon, die algemene tekst, een technische code die de naam van de praktijk niet bevat, en het tijdstip van verzending: Google weet dus dat uw telefoon meldingen ontvangt van de app Doctor Manager Patient. Google verwerkt deze gegevens als subverwerker van DOCTOR MANAGER, volgens de gegevensverwerkingsvoorwaarden van Firebase (« Firebase Data Processing and Security Terms »); voor personen in de Europese Unie vallen ze onder Google Ireland Limited (Ierland), en de doorgifte ervan naar Google LLC in de Verenigde Staten is omkaderd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (« Data Privacy Framework »), waarvoor Google gecertificeerd is. Ook hier wordt het meldingsadres bij de praktijk gewist wanneer u de meldingen uitschakelt.

6. Camera en microfoon

De camera dient om de QR-code van de praktijk te scannen en om de foto's of video's te maken die u kiest te versturen; de microfoon dient alleen voor de video's die u verstuurt. De app vraagt geen toegang tot uw volledige fotobibliotheek.

7. Geen centrale account, geen tracking

Er bestaat geen centrale Doctor Manager-account voor patiënten: elke praktijk heeft haar eigen database en ziet alleen haar eigen toegang, en DOCTOR MANAGER koppelt nooit de gegevens van twee praktijken aan elkaar. De lijst van uw praktijken bestaat alleen op uw iPhone. De app bevat geen reclame, geen tool voor bezoekersmeting en geen trackers.

8. Hoelang

- op uw iPhone: tot u de praktijk of de app verwijdert;
- uw toegang en uw toestellen: zolang uw toegang open is; een verwijderd toestel wordt meteen gedeactiveerd;
- het beveiligingslogboek: 12 maanden, daarna wordt het automatisch gewist;
- de back-ups van DOCTOR MANAGER: maximaal 6 maanden;
- uw medisch dossier (met inbegrip van de gedeelde documenten en wat de praktijk heeft overgenomen uit wat u hebt verstuurd): door uw praktijk, minimaal 30 jaar en maximaal 50 jaar na uw laatste contact met de praktijk, zoals artikel 35 van de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg oplegt.

9. Een praktijk verwijderen, uw toegang verwijderen

In de app wist « Van deze iPhone verwijderen » de praktijk van deze iPhone en verwijdert dit toestel bij de praktijk. « Mijn toegang tot de patiëntenruimte verwijderen » sluit onmiddellijk uw toegang tot de patiëntenruimte van die praktijk af, op al uw toestellen: toestellen, sessies, codes en links worden uitgeschakeld, en u ontvangt een bevestiging per e-mail. Uw medisch dossier wordt niet verwijderd: uw praktijk is wettelijk verplicht het te bewaren. Ook het spoor van de afsluiting van uw toegang en het beveiligingslogboek (12 maanden) blijven bestaan. Uw praktijk kan u later opnieuw toegang geven. Alle details, en hoe het zonder de app kan: Uw toegang tot de patiëntenruimte verwijderen.

10. Uw rechten

U kunt vragen om inzage in uw gegevens, om rectificatie of wissing ervan, om beperking van de verwerking, u verzetten tegen de verwerking of uw gegevens ontvangen in een machineleesbaar formaat: richt u daarvoor tot uw praktijk, de verwerkingsverantwoordelijke (en tot haar functionaris voor gegevensbescherming als ze er een heeft). U kunt ons ook schrijven op hello@doctormanager.be: wij bezorgen uw verzoek onverwijld aan de betrokken praktijk en helpen haar het te beantwoorden. Wissing geldt niet voor wat uw praktijk wettelijk moet bewaren, zoals uw medisch dossier. U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).