Confidentialité de l'espace patient et de l'application « Doctor Manager Patient »

Cette page s'adresse aux patients. Elle décrit l'espace patient de votre cabinet et l'application « Doctor Manager Patient » pour iPhone (et pour Android, dès sa sortie). Les sections 2 et 3 décrivent l'application iPhone. La politique de confidentialité générale de notre site concerne les visiteurs du site et les clients de DOCTOR MANAGER (les soignants) : elle ne s'applique pas à vos données de patient. DOCTOR MANAGER n'utilise jamais vos données de patient pour de la prospection, de la publicité, des études de marché ou l'amélioration de ses produits, et ne les vend ni ne les cède.

1. Qui est responsable

L'espace patient et l'application sont proposés par votre cabinet. Votre cabinet est le responsable du traitement de vos données : c'est lui qui décide de ce qu'il partage avec vous, dans quel but et pendant combien de temps. Son nom figure en haut de chaque écran et ses coordonnées sont dans « Contacter le cabinet ». Les finalités de ce traitement (organiser vos soins et communiquer avec vous de façon sécurisée) et sa base juridique sont celles de votre cabinet, qui vous en informe.

DOCTOR MANAGER (Sylho Group SA, BE 0681.618.703, 46 avenue du Prince de Ligne, 1180 Uccle) fournit et héberge l'outil pour le compte du cabinet, comme sous-traitant lié par contrat : nous ne traitons vos données que sur les instructions du cabinet et pour faire fonctionner ce service.

2. Ce que l'application garde sur votre iPhone

- la liste des cabinets que vous avez ajoutés : adresse du site du cabinet, nom, couleur, logo, et un identifiant technique de votre clé d'accès pour ce cabinet ;
- l'historique des notifications reçues (textes généraux, sans contenu médical).

Ces éléments restent sur cet iPhone : ils sont rangés dans le Trousseau de l'iPhone (réservé à cet appareil) ou dans des fichiers chiffrés, ne sont copiés ni dans iCloud ni dans les sauvegardes, et sont effacés quand vous retirez un cabinet, quand vous utilisez « Tout effacer de cet iPhone » ou quand vous supprimez l'application. Les pages de l'espace patient affichées dans l'application ne sont pas gardées après sa fermeture.

3. Votre clé d'accès (Face ID)

Quand vous ajoutez un cabinet, l'iPhone crée une clé d'accès (« passkey ») pour ce cabinet. La reconnaissance Face ID (ou le code de l'iPhone) est faite par l'iPhone lui-même : ni le cabinet ni DOCTOR MANAGER ne reçoivent votre visage ni votre code ; le cabinet ne reçoit que la partie publique de la clé. La clé est rangée par l'iPhone avec vos mots de passe ; si le trousseau iCloud est activé, Apple la synchronise entre vos appareils, chiffrée de bout en bout. Elle porte votre prénom, l'initiale de votre nom, la mention « Doctor Manager » et sa date de création, jamais le nom du cabinet.

4. Ce qui est transmis à votre cabinet

- lors de l'ajout d'un cabinet : le code remis par le cabinet et votre numéro national (ou votre date de naissance si vous n'avez pas de numéro belge), pour vérifier votre identité, ainsi que votre accord aux conditions d'accès du cabinet ;
- l'appareil enregistré (type d'appareil, date d'ajout) et la partie publique de votre clé d'accès ;
- si vous activez les notifications, l'adresse de notification de votre iPhone, fournie par Apple (ou, avec l'application Android dès sa sortie, celle de votre téléphone Android, fournie par Google) ;
- ce que vous choisissez d'envoyer (formulaires, photos, vidéos, messages, signatures) ;
- un journal de sécurité : connexions, ouvertures de documents, appareils ajoutés ou retirés, signatures, avec la date, le type d'appareil et l'adresse réseau (adresse IP).

Ces données sont hébergées par DOCTOR MANAGER dans l'Union européenne (centre de données DigitalOcean d'Amsterdam, Pays-Bas). Nos prestataires techniques qui peuvent y accéder pour la maintenance figurent dans la liste de nos sous-traitants, que votre cabinet peut vous communiquer.

5. Notifications

Les notifications sont facultatives : l'application fonctionne sans elles et votre cabinet continue de vous prévenir par e-mail. Vous pouvez les couper à tout moment, cabinet par cabinet dans l'application, ou dans les Réglages de l'iPhone (sur Android : dans les Paramètres du téléphone).

Elles sont acheminées par le service de notifications d'Apple. Leur texte est général (« Nouveau document disponible ») : il ne contient ni le nom du cabinet, ni le titre du document, ni aucune information médicale ; le nom du cabinet est ajouté par l'application, sur votre iPhone. Pour livrer une notification, Apple reçoit l'adresse de notification de votre iPhone, ce texte général, un code technique qui ne contient pas le nom du cabinet, et l'heure d'envoi : Apple sait donc que votre iPhone reçoit des notifications de l'application Doctor Manager Patient. Apple traite ces données selon sa propre politique de confidentialité : pour les personnes de l'Union européenne, elles relèvent d'Apple Distribution International (Irlande), et leurs transferts vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. L'adresse de notification est effacée chez le cabinet quand vous coupez les notifications.

Avec l'application Android, dès sa sortie, les notifications sont acheminées par Firebase Cloud Messaging, le service de notifications de Google, avec le même texte général. Pour livrer une notification, Google reçoit l'adresse de notification de votre téléphone, ce texte général, un code technique qui ne contient pas le nom du cabinet, et l'heure d'envoi : Google sait donc que votre téléphone reçoit des notifications de l'application Doctor Manager Patient. Google traite ces données comme sous-traitant de DOCTOR MANAGER, selon les conditions de traitement des données de Firebase (« Firebase Data Processing and Security Terms ») ; pour les personnes de l'Union européenne, elles relèvent de Google Ireland Limited (Irlande), et leurs transferts vers Google LLC aux États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par le cadre de protection des données UE-États-Unis (« Data Privacy Framework »), auquel Google est certifié. Là aussi, l'adresse de notification est effacée chez le cabinet quand vous coupez les notifications.

6. Caméra et micro

La caméra sert à scanner le QR code du cabinet et à prendre les photos ou vidéos que vous choisissez d'envoyer ; le micro ne sert qu'aux vidéos que vous envoyez. L'application ne demande pas l'accès à toute votre photothèque.

7. Pas de compte central, pas de suivi

Il n'existe pas de compte Doctor Manager central pour les patients : chaque cabinet a sa propre base de données et ne voit que son propre accès, et DOCTOR MANAGER ne rapproche jamais les données de deux cabinets. La liste de vos cabinets n'existe que sur votre iPhone. L'application ne contient ni publicité, ni outil de mesure d'audience, ni traceur.

8. Combien de temps

- sur votre iPhone : jusqu'à ce que vous retiriez le cabinet ou l'application ;
- votre accès et vos appareils : tant que votre accès est ouvert ; un appareil retiré est désactivé aussitôt ;
- le journal de sécurité : 12 mois, puis il est effacé automatiquement ;
- les sauvegardes de DOCTOR MANAGER : 6 mois au plus ;
- votre dossier médical (dont les documents partagés et ce que le cabinet a repris de vos envois) : par votre cabinet, au moins 30 ans et au plus 50 ans après votre dernier contact avec lui, comme l'impose l'article 35 de la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé.

9. Retirer un cabinet, supprimer votre accès

Dans l'application, « Retirer de cet iPhone » efface le cabinet de cet iPhone et retire cet appareil chez le cabinet. « Supprimer mon accès à l'espace patient » ferme immédiatement votre accès à l'espace patient de ce cabinet, sur tous vos appareils : appareils, sessions, codes et liens sont coupés, et un e-mail de confirmation vous est envoyé. Votre dossier médical n'est pas supprimé : votre cabinet a l'obligation légale de le conserver. Restent aussi la trace de la fermeture de votre accès et le journal de sécurité (12 mois). Votre cabinet peut vous redonner un accès plus tard. Tout le détail, et comment faire sans l'application : Supprimer votre accès à l'espace patient.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer au traitement ou recevoir vos données dans un format lisible par machine : adressez-vous à votre cabinet, responsable du traitement (et à son délégué à la protection des données s'il en a un). Vous pouvez aussi nous écrire à hello@doctormanager.be : nous transmettons votre demande au cabinet concerné sans délai et l'aidons à y répondre. L'effacement ne s'applique pas à ce que la loi oblige votre cabinet à conserver, comme votre dossier médical. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).