Medical tele-secretariat Doctor Manager

Doctor, answering the phone is not your job..

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Focus on your medical practice

A telephone answering service allows you to fully concentrate on your medical practice by taking care of the management of your appointments such as :

  • Answering your calls when you are in consultation or busy
  • Encode your appointments in your electronic agenda
  • Cancel appointments
  • Take messages

Your patients are satisfied with the ease of contact

Having a hotline allows you to significantly increase the satisfaction of your patients by :

  • Reducing the time spent waiting on the phone
  • Increasing the number of responses to calls
  • Giving personalized and quality answers
2 weeks of free trial

Without commitment

The most flexible tele-secretariat on the market

We always adapt to your way of working. You decide on the opening hours of your tele-secretariat.

Or open it only when you really need it.

2 weeks of free trial

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All your private and professional appointments on a single calendar

Our secretaries have been trained to use various electronic calendars to encode your appointments. Whether you use Doctor Manager's agenda or another solution, we will be able to offer you the best appointment management services.

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Ils parlent de nous

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img Dr. Aurore LAFOSSE

Dr. Aurore LAFOSSE

Aesthetic Medicine
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img quoteConvincing me to switch to Doctor Manager was very easy. It's a didactic software, it's modular and the synchronization with the appointment booking made me save a lot of time. The technical support is just impeccable.

img Dr. Muriel GREUSE

Dr. Muriel GREUSE

Plastic Surgery
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img quoteWith Doctor Manager, I was able to transfer my medical data to a new generation software in order to ensure its continuity. This change was done in a transparent way with a dynamic team and an irreproachable availability.

img Dr. Cathy CLAUS

Dr. Linos TSAGUE

Orthodontics
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img quote Professional team, very responsive, open to discussion! After being disappointed with 03 developers, a friend put me in touch with Sylho. They have made a site that I am very happy with. I can now better inform my patients or people who are interested in orthodontics. Thanks Sylho Group! 🔥

Access at any time to performances of your tele-secretariat

We consider that transparency is essential to create a relationship of trust. Access at any time to the statistics of your tele-secretariat from Doctor Manager.

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Questions fréquentes

Il n’est pas rare que tous les appels se regroupent au même moment, devenant ingérables pour votre secrétaire. Le télé-secrétariat peut être activé seulement lors de débordements, c’est-à-dire lorsque vous êtes débordé par les appels, en cas d’absence, lors d’une fermeture temporaire du cabinet ou simplement pour que votre secrétaire puisse s’occuper des questions plus spécifiques des patients ainsi que de l’expérience des patients au cabinet.
Nos secrétaires prennent le message en votre nom et vous envoient un mail pour que vous puissiez y répondre le moment venu. Nous pouvons également paramétrer un répondeur automatique qui envoit le message vocal de vos patients directement sur votre adresse mail. Il est aussi possible de dévier les appels vers une permanence à certains moments de la semaine.
Oui, tout à fait. Vous pouvez décider de n’avoir le télé-secrétariat que le lundi matin ou mardi après-midi par exemple, ou alors seulement en débordement lorsque vous ne pouvez pas y répondre. C’est à votre meilleure convenance.
Oui. Si vous avez besoin de donner des consignes spécifiques à vos patients, nos secrétaires peuvent relayer l’information. Dans le cas d’un rendez-vous pris, des consignes peuvent être également envoyées par email.
Oui vous pouvez personnaliser votre répondeur comme vous le souhaitez pour, par exemple, envoyer vos patients vers la prise de rendez-vous en ligne si ils n’ont pas de réponse. Les possibilités de scénarios pour vos patients sont infinies et nous pouvons adapter la centrale téléphonique comme vous le désirez.
Oui. Si vous êtes occupé et que vous ne pouvez pas répondre, une redirection est mise en place vers notre secrétariat soit directement, soit après 20 secondes sans réponse de votre part. Nous pourrons vous guider en fonction de votre opérateur téléphonique pour mettre en place la déviation.
Oui. Nos secrétaires ont été formées pour utiliser plusieurs agendas électroniques. Cela ne pose donc aucun souci.
Une permanence téléphonique vous permet de gagner un temps précieux et de vous débarrasser d’une partie de votre charge de travail administratif. Ce gain de temps vous permet de vous concentrer pleinement sur vos patients lors de vos consultations. En tant que médecin, vous avez décidé de consacrer votre vie professionnelle à soigner votre prochain. Malheureusement, entre les appels reçus, les visites à domicile, l’administratif, les réglementations, les visites des délégués médicaux, vous voyez votre temps de consultation diminuer. Que vous soyez généraliste, chirurgien, dentiste, il est important d’avoir une bonne gestion de son temps. Faire appel à une permanence téléphonique est l’une des solutions que Doctor-Manager vous propose pour vous aider au quotidien à gagner du temps.
Bénéficier d’une permanence téléphonique assure à vos patients d’avoir à tout moment une personne pour répondre à sa requête, même si vous êtes en vacances ou en déplacement. Nos secrétaires encodent vos rendez-vous et prennent note des messages à vous transmettre pour une bonne communication. Vos patients sont au coeur de votre pratique médicale. L’accueil de ceux-ci est donc primordial pour un bon premier contact. C’est pour cela que nos secrétaires sont formées en partenariat avec vous, à votre façon de travailler, pour une prise en charge personnalisée de vos patients.

Vous n’avez pas trouvé la réponse à votre question ?

Notre spécialiste se fera un plaisir de répondre à toutes vos interrogations.

Alexis De Waegeneer

Business developer

+32 (2) 588 55 88 (tapez 2 dans le menu)

alexis@sylho.com