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Télésecrétariat médical : vos appels pris, vos rendez-vous encodés
Pendant que vous consultez, des secrétaires formées au médical prennent en charge vos appels et encodent vos rendez-vous dans votre agenda électronique, selon vos consignes. Vous choisissez les horaires et gardez la main sur votre organisation.
- Vos rendez-vous encodés en direct dans votre agenda
- Horaires modulables, activés quand vous en avez besoin
- Les autres messages vous arrivent par e-mail, sans perte
Un télésecrétariat pensé avec des médecins spécialistes belges
Concentrez-vous sur vos consultations pendant que nous gérons vos appels
Vos rendez-vous encodés directement dans votre agenda électronique
Concentrez-vous sur votre pratique médicale : un télésecrétariat intégré à votre agenda
Répondre au téléphone n'est pas votre métier. Avec le télésecrétariat médical de Doctor Manager, une équipe de secrétaires dédiées prend en charge vos appels lorsque vous êtes en consultation ou occupé, et encode directement vos rendez-vous dans votre agenda électronique, en suivant vos consignes. Vous décidez des créneaux d'ouverture et gardez la main sur votre organisation.
Une permanence téléphonique vous permet de vous concentrer pleinement sur vos patients plutôt que sur la gestion des appels. Nos secrétaires médicales répondent à votre place selon les consignes que vous leur donnez, et tout ce qu'elles encodent se retrouve directement dans votre dossier et votre agenda, sans double saisie de votre côté.
Vos appels pris en charge quand vous êtes en consultation ou occupé
Lorsqu'un appel se présente pendant une consultation ou une intervention, nos secrétaires y répondent à votre place : prise de rendez-vous, annulation, ou simplement un message à vous transmettre.
Prise de rendez-vous directement dans votre agenda électronique
Nos secrétaires encodent vos rendez-vous dans votre agenda Doctor Manager. Elles ont également été formées à d'autres agendas électroniques, pour s'adapter à l'outil que vous utilisez déjà.
Un seul agenda pour vos rendez-vous privés et professionnels
Que ce soit pour vos rendez-vous patients ou vos engagements personnels, nos secrétaires travaillent sur le même agenda que vous, pour une organisation cohérente sans double planning à tenir à jour.
Séverine
Avec Doctor Manager et la prise de rendez-vous par internet, j'ai pu réduire mon temps de secrétariat de 80% afin de me concentrer sur l'essentiel et de réellement accompagner les patients.
Dr François BERTON
J'utilise le secrétariat de Doctor Manager durant mes congés, ce qui me permet de maintenir la prise de rendez-vous lorsque je suis absent. Je suis satisfait du service des secrétaires.
Essayez le télésecrétariat Doctor Manager et libérez du temps pour vos patients.
Réservez une démo gratuiteUn télésecrétariat flexible, à l'écoute de votre façon de travailler
Chaque cabinet fonctionne différemment. Le télésecrétariat Doctor Manager s'adapte à votre pratique plutôt que l'inverse : vous choisissez quand il intervient et ce qu'il transmet à vos patients.
Horaires modulables : le télésecrétariat s'active quand vous en avez besoin
Vous décidez des créneaux d'ouverture de votre télésecrétariat. Vous pouvez aussi ne l'activer qu'en cas de débordement, d'absence ou de fermeture temporaire du cabinet.
Prise de rendez-vous en ligne en complément, pour désengorger vos lignes
Vos patients peuvent aussi prendre rendez-vous en ligne 24/7. Combinée au télésecrétariat, cette option réduit le nombre d'appels à gérer et facilite la prise de rendez-vous pour vos patients.
Consignes et communication : vos patients informés au bon moment
Vous notez vos consignes dans l'agenda, et pour chaque motif de consultation les instructions à donner au patient. Nos secrétaires les relaient au téléphone, et les instructions du motif figurent dans l'e-mail de confirmation du rendez-vous. Le répondeur peut lui aussi être personnalisé selon vos besoins.
Comment se passe un appel pris par le télésecrétariat ?
Le principe est simple : quand vous ne pouvez pas décrocher, nos secrétaires répondent au nom de votre cabinet. Les questions administratives sont réglées tout de suite, les questions médicales vous sont transmises.
Le patient appelle, nos secrétaires répondent en votre nom
Prise de rendez-vous, déplacement ou annulation : la demande est traitée pendant l'appel, directement dans votre agenda, sans que vous ayez à interrompre votre consultation.
Le rendez-vous est encodé avec vos consignes
Bon praticien, bon motif, bonne durée : vos secrétaires suivent les consignes notées dans votre agenda. S'il a donné son adresse e-mail, le patient reçoit ensuite la confirmation et les instructions liées à son motif.
Le reste vous est transmis par e-mail
Une demande de résultat, de prescription ou une question médicale ? Le message est pris en votre nom et vous est envoyé par e-mail, pour que vous y répondiez au moment qui vous convient.
Dr Aurore LAFOSSE
L'offre que propose Doctor Manager est très souple pour une utilisation combinée avec mon secrétariat privé, les secrétaires sont très avenantes et réactives. Les mails de suivi ou appels, lorsque le message est plus urgent, sont d'une aide précieuse pour une organisation rapide et efficace. Enfin, le support en général est bien sûr de grande qualité et très disponible.
Dr Coralie CRUCQ
Travaillant sur rendez-vous uniquement, nous avons énormément d'appels téléphoniques. Y répondre en assumant chirurgies et consultations était une grande source de stress. Quand nous sommes passés sur Doctor Manager, il a fallu un temps d'adaptation des deux parties mais l'équipe a été à l'écoute de nos demandes et très réactive. La pression téléphonique est tellement moindre... Aucun regret !
Suivez l'activité de votre télésecrétariat dans vos statistiques
La transparence est essentielle pour construire une relation de confiance avec votre secrétariat. Dans les statistiques de Doctor Manager, vous voyez à tout moment combien de rendez-vous ont été pris par le télésecrétariat, en ligne par vos patients ou au cabinet, jour après jour et sur la période de votre choix.
Seul ou au sein d'un centre médical : nos secrétaires s'adaptent à votre organisation
Que vous exerciez seul ou au sein d'un centre médical avec plusieurs praticiens, nos secrétaires ont été formées pour travailler sur différents agendas électroniques : elles voient les agendas de tous les praticiens du centre et encodent le rendez-vous au bon endroit, pour le bon praticien.
Vous gardez ainsi une permanence téléphonique cohérente, même lorsque plusieurs médecins partagent le même accueil téléphonique.
Céline
Les logiciels sont parfaitement adaptés à nos besoins. L'administratif n'est plus un fardeau mais un plaisir. Le personnel est à l'écoute et prend le temps qu'il faut pour nous expliquer chaque étape. La réactivité du service technique est impressionnante, rapide et d'une efficacité inégalée. Merci à vous.
Dr Marion DELBAERE
Je suis très contente des logiciels Doctor Manager, ils s'adaptent parfaitement à ma spécialité chirurgicale et à ma pratique privée. L'équipe est toujours joignable, réactive et toujours à l'écoute de nouvelles propositions afin de faire évoluer le logiciel. Le fait de pouvoir se connecter à distance est un atout majeur. Merci.
Questions fréquentes
J'ai déjà une secrétaire, pourquoi ajouter un télésecrétariat ?
Le télésecrétariat peut être activé uniquement lors des débordements, c'est-à-dire lorsque les appels s'accumulent, en cas d'absence, lors d'une fermeture temporaire du cabinet, ou simplement pour permettre à votre secrétaire de se concentrer sur l'accueil des patients au cabinet.
Est-il possible d'ajuster les horaires du télésecrétariat ?
Oui. Vous pouvez décider de n'avoir le télésecrétariat que certaines demi-journées, ou uniquement en débordement lorsque vous ne pouvez pas répondre vous-même. Les créneaux se paramètrent selon votre convenance.
Mes patients appellent pour une information ou une prescription : comment cela se passe-t-il ?
Nos secrétaires prennent le message en votre nom et vous le transmettent par e-mail, pour que vous puissiez y répondre au moment qui vous convient. Un répondeur automatique peut aussi être paramétré pour recueillir le message vocal de vos patients. Pour réduire ces appels à la source, voyez aussi comment diminuer le nombre d'appels reçus par jour.
J'utilise un autre agenda électronique que celui de Doctor Manager : est-ce un problème ?
Non. Nos secrétaires ont été formées pour utiliser plusieurs agendas électroniques. Que vous utilisiez l'agenda Doctor Manager ou une autre solution, elles pourront encoder vos rendez-vous directement au bon endroit.
Quelle différence entre un télésecrétariat et un logiciel de secrétariat médical ?
Le logiciel de secrétariat médical, c'est l'outil : l'agenda, la prise de rendez-vous en ligne et les rappels envoyés aux patients. Le télésecrétariat, ce sont des personnes qui répondent au téléphone à votre place. Avec Doctor Manager, les deux travaillent sur le même agenda : votre secrétaire au cabinet, nos secrétaires à distance et vos patients qui réservent en ligne.
Comment vos secrétaires connaissent-elles mes consignes ?
Vous notez vos consignes dans votre agenda Doctor Manager, et pour chaque motif de consultation les instructions à donner au patient (préparation, documents à apporter). Nos secrétaires les ont sous les yeux pendant l'appel, et les instructions du motif sont reprises dans l'e-mail de confirmation envoyé au patient.
Puis-je suivre ce que fait le télésecrétariat ?
Oui. Les statistiques de Doctor Manager distinguent les rendez-vous pris par le télésecrétariat, ceux pris en ligne par vos patients et ceux encodés au cabinet, jour par jour et sur la période de votre choix.
Le télésecrétariat convient-il à un centre médical avec plusieurs praticiens ?
Oui. Nos secrétaires voient les agendas de tous les praticiens du centre et encodent chaque rendez-vous pour le bon praticien. Découvrez aussi Doctor Manager pour les centres médicaux.
Puis-je tester le télésecrétariat sans engagement ?
Oui. Contactez notre équipe pour un essai gratuit sans engagement, et un accompagnement dans le paramétrage adapté à votre pratique.
Essayez le télésecrétariat Doctor Manager et libérez du temps pour vos patients.
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Notre équipe vous accompagne dans votre transition
Changement de logiciel, migration de vos données ou simple question : nous sommes à vos côtés à chaque étape pour une mise en route en douceur.